AUDYTOR I PEŁNOMOCNIK W FIRMIE JEDNOOSOBOWEJ

Pytanie:
Czy w jednoosobowej działalności gospodarczej pełnomocnik może być jednocześnie audytorem ISO?

Odpowiedź:

W jednoosobowej działalności gospodarczej Pełnomocnikiem zostaje siłą rzeczy właściciel firmy - informacje o tym można zawrzeć w księdze jakości. Natomiast audyt zawsze powinien być prowadzony w sposób zapewniający obiektywność oceny, dlatego jest zasada nie audytowania własnej pracy. W związku z tym w jednoosobowej firmie audyt powinien być prowadzony przez audytora z zewnątrz. W takim wypadku w procedurze audytów należy zawrzeć możliwość prowadzenia audytów przez zewnętrzne podmioty, których audytorzy posiadają niezbędne do audytowania kompetencje.

ZAPISYWANIE NIEZGODNOŚCI W ISO

Pytanie:
Czy niezgodność procesu można wykryć tylko podczas auditu? Dlaczego pytam, dziś przechodziłem przez produkcje i zauważyłem, że gościu przy obrabiarce wykonuje detal z rysunku nie podpisanego ani nie podbitego pieczątka kopia nadzorowana. Zabrałem mu ten rysunek ale teraz nie jestem pewien czy mogę wypisac karte niezgodności procesu, ponieważ nie wiem jakie wpisać okoliczności stwierdzenia niezgodności?

Odpowiedź:

Niezgodnością jest każda sytuacja, która dzieje się inaczej niż powinna. One mogą zdarzać się na co dzień, a im młodszy jest system tym z reguły jest ich więcej. Identyfikowanie niezgodności jest bardzo ważnym elementem doskonalenia systemu, dlatego zapis z zauważonych niezgodności powinien powstawać zawsze, gdy ktoś zauważy jej wystąpienie. Opisany przypadek, jest świetnym przykładem zidentyfikowania niezgodności, a więc teraz należy go tylko opisać i podjąć działania korygujące. Pierwszy krok został zrobiony - zabrał pan niezgodny rysunek pracownikowi. Okoliczności stwierdzenia niezgodności można wpisać dokładnie tak jak zostało to przedstawione, czyli "pracownik na obrabiarce korzystał z nieopisanego i niepodbitego pieczątką rysunku". Natomiast ważniejsze będzie określenie przyczyn niezgodności - co spowowowało, że ta sytuacja w ogole miała miejsce? Czy nikt nie powiedział pracownikowi, że rysunek ma być podstemplowany? A może pracownik o tym zapomniał lub może nie chciało mu się iść do zupełnie innego pomieszczenia i pobrać podpisanych rysunków? W zależności od ustalonej przyczyny niezgodności trzeba będzie zaplanować i wdrożyć działania korygujące, a następnie sprawdzić ich skuteczność.  

RÓŻNICA MIĘDZY AUDYTOREM I PEŁNOMOCNIKIEM

Pytanie:
Czym różni się Pełnomocnik od Audytora wewnętrznego ISO?

Odpowiedź:

Pełnomocnik to osoba z najwyższego kierownictwa organizacji mająca za zadanie czuwanie, aby system został właściwie wdrożony, utrzymywany i doskonalony. W celu spełnienia swoich zadań Pełnomocnik współpracuje z pracownikami swej firmy i w porozumieniu z zarządem firmy dzieli między pracowników obowiązki związane z systemem zarządzania. Pełnomocnik musi dobrze znać firmę i posiadać uprawnienia umożliwiające zarządzania personelem, w celu efektywnego spełniania swoich zadań. Natomiast Audytor Wewnętrzny to osoba prowadząca w organizacji audyty wewnętrzne, czyli okresowe, planowane sprawdzenie zgodności działania systemu zarządzania z wymaganiami normy ISO. Audytorem Wewnętrznym może zostać każdy pracownik firmy posiadający odpowiednie przygotowanie. Ważne, aby Audytor Wewnętrzny był niezależny od audytowanego obszaru firmy. Zapewnia to efektywność audytu i pozwala uzyskać z niego najwięcej korzyści.

AUDYT CZY AUDIT?

Pytanie:
Jaka forma zapisu jest poprawna: AUDYT czy AUDIT?

Odpowiedź:

W dziedzinie systemów zarządzania można spotkać się z dwoma określeniami definiującymi ten sam proces: audyt lub audit. Które jest poprawne? Jeśli odwołamy się do norm ISO, niezależnie czy mówimy o jakości (ISO 9001), środowisku (ISO 14001), czy innych normach związanych m.in. z BHP (OHSAS 18001) wtedy znajdziemy w nich "audit wewnętrzny". W normie ISO 9011 znajdziemy "Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania". Natomiast jeśli zajrzymy do słownika języka polskiego wtedy nie znajdziemy w nim słówka "audit", lecz "audyt". Są dwa wyjaśnienia różnic w nazewnictwie procesu sprawdzania zgodności systemu zarządzania z wymaganiami. Pierwsze podaje, że podczas tłumaczenia norm ISO doszło do błędu i pozostawienia "auditu" w polskiej wersji językowej. Drugie natomiast dotyczy celowego rozróżnienia między "audytem" finansowym zarezerwowanym do działalności związanej z obrotem pieniędzmi, a "auditem" systemów ISO skupiającym się na aspekcie zarządzania organizacją. Obecnie przyjmuje się, że oba terminy są akceptowalne. W dziedzinie systemów zarządzania można spotkać się z dwoma określeniami definiującymi ten sam proces: audyt lub audit. Które jest poprawne? Jeśli odwołamy się do norm ISO, niezależnie czy mówimy o jakości (ISO 9001), środowisku (ISO 14001), czy innych normach związanych m.in. z BHP (OHSAS 18001) wtedy znajdziemy w nich "audit wewnętrzny". W normie ISO 9011 znajdziemy "Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania". Natomiast jeśli zajrzymy do słownika języka polskiego wtedy nie znajdziemy w nim słówka "audit", lecz "audyt". Są dwa wyjaśnienia różnic w nazewnictwie procesu sprawdzania zgodności systemu zarządzania z wymaganiami. Pierwsze podaje, że podczas tłumaczenia norm ISO doszło do błędu i pozostawienia "auditu" w polskiej wersji językowej. Drugie natomiast dotyczy celowego rozróżnienia między "audytem" finansowym zarezerwowanym do działalności związanej z obrotem pieniędzmi, a "auditem" systemów ISO skupiającym się na aspekcie zarządzania organizacją.

Obecnie przyjmuje się, że oba terminy są akceptowalne.

KTO MOŻE CERTYFIKOWAĆ SYSTEMY ZARZĄDZANIA?

Pytanie:
Kto może certyfikować system zarządzania wdrożony w firmie?

Odpowiedź:

Systemy zarządzania mogą być certyfikowane przez jednostki posiadające do tego uprawnienia. Uprawnienia te (akredytacja) nadawane są przez jednostki akredytujące. W Polsce jest tylko jedna jednostka akredytująca - Polskie Centrum Akredytacji. Na jej stronie internetowej www.pca.gov.pl w zakładce "Akredytowane podmioty" znaleźć można wykaz jednostek certyfikujących posiadających polską akredytację na wybrane systemu zarządzania.

Każda organizacja chcąca prowadzić certyfikację systemów zarządzania musi podlegać nadzorowi ze strony Polskiego Centrum Akredytacji lub innej jednostki akredytującej (międzynarodowej). Na terenie kraju działają jednostki posiadające jedną lub kilka akredytacji. W praktyce jednak, dla firmy starającej się o certyfikat ISO nie ma znaczenia pod jaką akredytacją działa jednostka certyfikująca. Dzięki "zasadzie wzajemnego uznawania" certyfikat wydany przez każdą jednostkę certyfikującą posiadającą akredytację ma taką samą wartość merytoryczną.

WDRAŻANIE ZINTEGROWANYCH SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA - RAZEM CZY OSOBNO?

Pytanie:
Jak lepiej wdrożyć zintegrowany system zarządzania? Za jednym zamachem wdrożyć obie normy, czy lepiej wdrażać najpierw jedną a potem kolejne normy?

Odpowiedź:

Nie ma dobrej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Każda opcja ma swoje za i przeciw. Wdrażanie łączne systemów zarządzania na pewno skraca czas wdrożenia. Zwykle też koszty takiego wdrożenia są niższe. Jednak podczas wdrożenia systemu zintegrowanego trzeba liczyć się z większą ilością zmian a jednostce czasu, co może powodować wieksze zamieszanie w firmie. Z drugiej strony rozłożenie wdrożenia na etapy: najpierw jeden system a potem kolejne ma tą zaletę, że pracownicy mają więcej czasu na oswojenie się z ISO, dzięki czemu system jest z reguły lepiej dopracowany. Owocuje to mniejszą liczbą poprawek w dokumentacji po etapie wdrożenia. Zastanawiając się nad wdrożniem łącznym albo rozdzielnym należy na pewno wziąć pod uwagę możliwości budżetowe firmy, czas który można przeznaczyć na wdrożenie ISO oraz obłożenie pracą firmy (im mniej czasu mają pracownicy tym lepiej wydłużyć wdrożenie ISO w czasie). Nieprzemyślane wdrożenie skutkuje przykrymi konsekwencjami w postaci przerostu papierologii w firmie i kompletnym niedopasowaniem systemu do potrzeb organizacji.