DOKUMENTACJA ZGODNIE Z ISO 9001:2015
Dobiegł końca proces nowelizacji normy ISO 9001:2015, którego głównym celem było dostosowanie standardów normy do faktycznych potrzeb przedsiębiorców. Jedna ze zmian wprowadzonych wprowadzonych w normie dotyczyła dokumentacji systemu jakości.
UDOKUMENTOWANA INFORMACJA W ISO 9001:2015
Norma ISO 9001:2015 wymaga utrzymywania udokumentowanej informacji we wsparciu i funkcjonowaniu procesów. Pojęcie „udokumentowane informacje” zastąpiło „dokumenty” i „zapisy”, co daje organizacjom możliwość większej swobody w tworzeniu dokumentacji systemowej. Norma nie narzuca już określonej liczby udokumentowanych procedur (norma ISO 9001:2008 wymagała sześciu). Dlatego dokumentacja może się różnić w zależności od wielkości organizacji, jej rodzaju działań, procesów, produktów i usług, liczby pracowników i ich kwalifikacji.
Punkt 7.5.1 General, wyjaśnia, że dokumentacja systemu zarządzania jakością powinna zawierać:
- udokumentowane informacje wymagane w normie ISO 9001:2015;
- udokumentowane informacje określone przez organizację, jako niezbędne do skutecznego działania systemu zarządzania jakością
ZAKRES DOKUMENTACJI W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Prowadzone przez organizację „udokumentowane informacje”, potwierdzające funkcjonowanie systemu zarządzania jakością stosuje się, aby mieć pewność, że realizowane procesy są zgodnie z ustalonymi celami firmy. Udokumentowane informacje wykorzystywane są, jako narzędzie monitorowania i pomiaru działań zgodnych z SZJ oraz kompetencji i wykonywanej pracy przez pracowników. Pozwalają również na zaobserwowanie i wprowadzenie konicznych zmian w funkcjonowaniu SZJ oraz wykryciu niezgodności i zastosowaniu działań korygujących i zapobiegawczych.
W szczególności udokumentowane informacje odnoszą się do:
- schematów organizacyjnych
- map procesów
- procedur
- instrukcji pracy
- danych technicznych
- harmonogramu produkcji
- zatwierdzonych list dostawców
- testów i planów kontroli
- planów jakości
- planów strategicznych
- formularzy
DO KIEDY TRZEBA ZAKTUALIZOWAĆ DOKUMENTACJĘ ISO W SWOJEJ FIRMIE?
Mimo aktualizacji normy ISO, organizacje działające zgodnie z tym standardem nie muszą od razu być z nim zgodne. Obowiązują tu tak zwane kresy przejściowe. Okres przejściowy dla organizacji, które mają już wdrożony SZJ trwa 3 lata, lecz organizacje, które posiadają prawidłowo wdrożony System Zarządzania Jakością wg podejścia procesowego nie muszą zmieniać całej dokumentacji systemowej. Muszą jedynie dostosować SZJ do wymagań nowej wersji normy. Warto pamiętać, aby zapewnić dowody skutecznego wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością.
- Organizacje mogą być w stanie wykazać zgodność z nową normą bez konieczności obszernego uzupełniania udokumentowanych informacji.
- Aby udowodnić zgodność SZJ z normą 9001:2015, organizacja musi wykazać skuteczność działania procesów i funkcjonowania systemu.
Oznacza to również, że do końca okresu przejściowego wszystkie wymagania muszą zostać zweryfikowane i potwierdzone przez jednostkę certyfikującą poprzez przeprowadzenie audytu certyfikującego lub audytu ponownej certyfikacji.
Więcej na ten temat: