AUDYTOR WEWNĘTRZNY NA AUDYCIE ISO
Audyt systemu zarządzania jakością oraz każdego innego systemu zarządzania może poprawić efektywność funkcjonowania firmy. Jednak aby tak się stało audytor wewnętrzny musi być dobrze przygotowany do swoich zadań oraz audyt musi być przeprowadzony zgodne z określonymi wytycznymi. Wymagania dotyczące realizacji audytów wewnętrznych zawarte są w normie PN-EN ISO 19011:2012 – Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania. W tej normie oprócz omówienia całego przebiegu audytu znajdują się także opisane zasady audytowania.
CECHY AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO ISO
1. RZETELNOŚĆ
Rzetelność audytora to postawa profesjonalizmu. Audytor wewnętrzny powinien wykonywać swoje zadania odpowiedzialnie, wykorzystując do tego nabytą wiedzę oraz posiadane umiejętności (np. talent dyplomatyczny, komunikatywność itp.). Audytor musi stosować się do wszystkich wymagań prawnych jakie go obowiązują, a także do wymagań wewnętrznych organizacji. Przykładem może być używanie środków ochrony osobistej podczas audytowania terenów hali produkcyjnej. Ponadto audytor ISO nie może być stronniczy. Nie powinien kierować się uprzedzeniami oraz nie powinien być podatny na wpływy osób, których celem może być uzyskanie określonego wyniku audytu.
2. UCZCIWE PRZEDSTAWIENIE WYNIKÓW AUDYTU
Wnioski wyciągnięte przez audytora z badania audytowego powinny odzwierciedlać faktyczny stan audytowanego obszaru. W raporcie z audytu audytor wewnętrzny powinien zawrzeć wszystkie obserwacje, które poczynił podczas audytu, a które są związane z kryteriami audytu. Także wszelkie rozbieżności zdań między audytorem a audytowanym (np. audytowany nie zgadza się z określoną przez audytora niezgodnością) powinny być opisane w raporcie, jeśli nie udało się ich rozstrzygnąć w czasie audytu. Oprócz tego w raporcie z audytu muszą znaleźć się informacje o przebiegu audytu, szczególnie o wszystkich utrudnieniach napotkanych przez audytora w procesie audytowania. Gdy zdarzy się sytuacja, że audytor nie był w stanie sprawdzić zaplanowanego procesu, na przykład ze względu na nieprzewidzianą wcześniej nieobecność audytowanych wówczas również powinien o tym napisać w raporcie. Dzięki temu pełnomocnik ISO będzie w stanie lepiej zaplanować kolejne audyty, co w konsekwencji przyczyni się do poprawy ich jakości.
3. NALEŻYTA STARANNOŚĆ ZAWODOWA
Audytor wewnętrzny musi być dokładny i staranny podczas wykonywania swoich zadań. Niedopuszczalne jest pomijanie przez audytora niewygodnych dla niego kwestii (np. sprawdzania takich wymagań normy, które mało zna). Staranność będzie skutkowała dobrym przygotowaniem się do audytu i zapoznaniem przed audytem z tymi wymaganiami, które są dla niego niejasne. Z drugiej strony audytor powinien wykazywać się także rozsądkiem w ocenie sytuacji audytowych. Gdyby zdarzyło się, że zauważona przez audytora niezgodność jest możliwa do usunięcia w trakcie audytu oraz że nie jest ona znacząca biorąc pod uwagę funkcjonowanie całości systemu wówczas dopuszczalne jest, aby została ona skorygowana podczas audytu. W takim wypadku w raporcie z audytu audytor wiodący określi tą sytuację jako „niezgodność” zamkniętą, czyli skorygowaną podczas audytu.
4. POUFNOŚĆ
Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do zachowania w poufności wszystkich informacji, do których ma dostęp podczas audytu. Dotyczy to w szczególności wszystkich danych o pracownikach i ich kompetencjach. Audytor nie powinien rozpowszechniać (nawet na terenie firmy) informacji o niezgodnościach zauważonych w innych działach. Te informacje są przeznaczone tylko do wiadomości kierownictwa tych działów, pełnomocnika ISO oraz najwyższego kierownictwa.
5. NIEZALEŻNOŚĆ
Niezależność audytora wewnętrznego to bezstronność w ocenie oraz wnioski z audytu wolne od nacisków z zewnątrz. Aby zapewnić minimum niezależności podczas audytu audytor nie powinien przeprowadzać audytu w dziale, w którym na co dzień pracuje. Wynika to z prostej przyczyny, że zwykle nie widzi się błędów w swojej pracy lub nie chce się ich zobaczyć. Niezależność to także odporność na sugestię audytowanych, aby przedstawić wyniki audytu w korzystnym dla nich świetle. Audytor wewnętrzny i audytowany powinni pamiętać, że raport z audytu nie służy wyciąganiu represji w stosunku do pracowników, u których zauważono niezgodności lecz ma przyczynić się do analizy podstawowych przyczyn wykrytych niezgodności i usunięciu ich.
6. PODEJŚCIE OPARTE NA DOWODACH
Obiektywne wnioski z audytu można wyciągnąć tylko i wyłącznie opierając się na obiektywnych dowodach. Całe badanie audytowe można określić jako proces poszukiwania dowodów zgodności działania firmy lub komórki organizacyjnej z kryteriami audytu. Audytor nie ma prawa ocenić zgodności zastanej na audycie sytuacji, jeśli nie znajdzie dowodów na potwierdzenie swoich przypuszczeń. Dowody muszą być obiektywne, czyli odtwarzalne i wiarygodne. Aby to osiągnąć audytor ISO powinien określić sprawdzić odpowiednio dużą próbkę informacji i musi ona być reprezentatywna.
Więcej na temat audytów: